仕事でケアレスミスを無くすことを目指そう

最近、自分のケアレスミスが多すぎて自分でも嫌になってきます。
資料を作成する時に誤字脱字が多かったり、少し考えればわかる事が足りてなかったりして何回か指摘されます。
「なんでこんなの間違えるの?」と聞かれても自分でも何故なんだろうと思ってしまう。そこで、自分なりに何故こんなにケアレスミスが多いのか分析してみました。

  1. スピード重視で資料を作成している

  2. 見直しをしている「つもり」になっている

  3. 工数を意識していない

  4. どう改善するか

1.スピード重視で資料を作成している

上司から資料作成をいついつまでに作成するよう指示されたとします。
指示された自分はこう思ってしまいます。
「指示された時間より早く資料を作成すれば評価も上がるから素早く作って見てもらおう!」
この考えも間違ってはいないと思うのですが、作成した資料がケアレスミスだらけでは、いくら作業が早くても上司には中身を見てももらえません。何故なら読めないから。
これでは評価される所か「おざなりな仕事をするやつ」です。
なので考え方としては「スピード<クォリティ」としましょう。

2.見直しをしている「つもり」になっている

資料を作成し終えた後に見直しをすると思います。(していない人は必ず行いましょう)
しかし、見直しの観点はどのように行っていますか?
「間違っていないと思うけど確認しておくか」という考え方ではケアレスミスは永遠に無くなりません。
どんな人でも作成した資料に間違いはあるんです。
仕事ができる人は自分で作った資料を何回も見直して何回も修正を加えています。
なので、自分が作った資料は必ず間違いがあるから必ず見つけるという考え方です。

3.工数を意識していない

工数という単語はビジネスではよく使用される単語です。
一人が1日で終わる仕事を1/人日と表現します。一人が半日で終わる仕事は0.5/人日です。
例えば自分の資料作成の時間を0.5/人日で作成してくれと言われ、スピード重視の考え方で0.2/人日で終わらせたとします。ここまでは順調に見えます。
しかし、会社の先輩に作成した資料の確認をお願いした所、ケアレスミスが多く0.1/人日で終わらせる事ができた資料確認で0.2/人日かかってしまいました。
さらに、資料の修正に本来0.1/人日で終わることができた所を修正箇所が多く、0.3/人日かかってしまいました。
本来であれば0.5/人日で終わる作業が合計0.7/人日かかりました。
これは本当に最悪です。自分の工数だけでなく、先輩の工数までも無駄に消費させてしまっていますし、今後のスケジュールにも影響します。

天空orロト

どう改善するか

上記を踏まえた点と僕の経験だと以下の事を意識すれば劇的に変わります。

  1. 「スピード<クォリティ」という考え方を意識する
    100%の資料を作成しろとまでは言いませんが、先輩や上司が確認せずとも自分で修正できるところは全て修正し見てもらうようにしましょう。
    スピードよりも質で上司からの評価は変わるものです。
  2. 自分の資料の間違いやすい箇所を把握する
    自分の弱点を把握して、修正箇所を少なくしましょう。これは資料を作成して経験を積むしか無いです。
  3. 自分が作った資料を見直す時は最低10分置こう
    これは僕が編み出した方法なのですが、作成後すぐに見直しをしても効率よく見直す事ができません。「これだけ頑張ったし、間違いは無いだろう」とか「あとは見てもらう人に間違いを見つけてもらおう」等。
    疲れと達成感から甘えた考えになってしまいます。
    それと、作成した後ではこの資料の事で頭いっぱいになってしまい、視野が狭くなってしまうので、一回リフレッシュして視野を広くしましょう。そうすることで気づけなかった間違いも気付けるはずです。

以上、ケアレスミスの悩み、改善案でした。

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